説明が伝わらない?説明が理解されにくい人が気をつけるべき点と状況をご紹介

どうも、コモダです!

サラリーマン1
サラリーマン1

なんか、説明の意味を聞き返される事多いんだよなあ

サラリーマン2
サラリーマン2

同僚に頼んだ仕事が、思った通りにできあがってなかった

こんなことで悩んでいませんか?

今回は、こんな方へ、伝わる説明のために気をつける点をご紹介していきます。

これらは私も常にできているわけではなく、説明がわかりやすかった人たちを参考に、心がけていることとなります。

気をつけるべき点

結論を始めに伝える

最初に結論を一言で言いましょう。

そして、その結論に至った経緯や例外を説明していくと、話しやすいです。

例えば、好きなアイスクリームの質問に対して

  • ガリガリ君と雪見だいふくが好きです。夏はガリガリ君で、冬は雪見だいふく、と食べています
  • スーパーカップのバニラが好きです。スーパーカップのバニラに醤油をかけて食べると、めちゃくちゃ美味しいんです

といった具合です。

また結論を一言で言い表せれないのであれば、それは伝えたい事がまとまっていません。

結論を一言で言うことを意識するということは、自分の伝えたいことを意識することにもなるので、オススメです。

また、たとえ結論以降の説明がグダグダでも結論を伝えているため、聞き手でうまく解釈してくれることも多いのでオススメです。

具体例を挙げる

具体例を挙げるのは、かなり有効だと思っています。

具体的な説明があるのとないのでは、イメージのしやすさが違いますよね。

例をあげると、お店の道案内で

  • その道をガーッといって、右にグイっと曲がったら、ドーンってあるわ

と言うより

  • この道を真っ直ぐ行って、1本目の角を右にいけば突き当りにあります

と言っていたら後者のほうが、わかりやすいですよね。

他には、引き継ぎでの得意先の説明で

  • この会社はお得意様だから丁寧に対応する

だけだと丁寧な言葉づかいで対応かな?と思いますが、これに

  • この会社はお得意様だから丁寧に対応する、例えば月に1回以上訪問してヒアリングする

となれば、なるほど、そういった丁寧さか、とイメージがつきますよね。

このように具体例を挙げると話がスムーズに進みます

具体例を上げる場合は、2つ以上例を紹介すると、より間違いなく相手に伝えられますよ。

難しい言葉を使わない

当然ですが、略語や専門用語を使うと、相手がその言葉を知らなかった場合に通じません。

特にカタカナ英語は使わないよう注意しましょう

言いたいことが通じない場合は、こういう言葉は控えるようにしてみてください。

また目上の方や得意先に対しては、簡単すぎる言葉は失礼な感じがして使いづらいですよね。

その場合は、”ご存知かと思いますが念のため”、とはじめに一言添えておくと角が立ちにくいです。

言葉を省きすぎない

上記に似ていますが、主語を省くことも勘違いに繋がります。

説明不足な人は、この主語や目的語不足に気をつけましょう。

気をつける点は

  • だれが
  • だれに
  • どこで

といったことです。

なぜかよく意味を聞き返される場合は、主語や目的語などを意識して話すといいかもしれません。

全体図を伝える

頼み事をする場合に限りますが、なんのために頼み事をしているのか相手に理解してもらいましょう。

例えば資料のコピーを取って貰う場合は、

  • プレゼン用に使うため
  • 社内で回覧するため

など用途を一言添えてあげると、相手も全体図が理解できます。

そうすると、相手もストレスなく行動ができますし、勘違いも減ります。

気をつけるべき状況

上記では、説明をする際に気をつける点を紹介してきました。

次に、どういった時に意識すべきなのか、理解されにくい状況をご紹介します。

関わりが少ない人と話すとき

あまり関わりが少ない人とは、共通の認識事項が少ないです。

具体的にいうと、サラリーマンはつらい、と言うと

  • 人間関係が選べなくてつらい
  • 毎朝の早起きがつらい
  • 給料が上がらないのがつらい

と人によってイメージすることはさまざまですよね。

そのため、普段あまり関わることのない人と話をする際は、勘違いが起きないように意識しましょう。

利害関係があるとき

自分の言動で、相手に悪い影響を及ぼすような張り詰めた状況のときです。

こういう状況の場合、自分にとって良いか悪いか、で捉えられがちです。

そのため結論が曖昧な言い回しをすると、悪く捉えられかねないです。

逆に悪いことを伝えないと行けない場合は、結論を述べた後に誠心誠意謝る、代案を提案するようにしましょう。

曖昧な説明だと、相手を余計にイラつかせるだけとなります。

ですのでこういった状況では、説明の仕方に気を付けましょう。

表情が見えないとき

電話やメールでのやり取り時です。

近年ではリモートでの働き方が増えましたが、やはりメールよりは電話、電話よりは対面やテレビ電話のほうが、話がしやすいです。

表情や身振り手振りが見えると、言葉だけではないため、伝えたいことがわかりやすいです。

そのため、これらが使えないメールや電話では、説明の仕方は意識して話した方が良いです。

相手に好かれていないとき

そもそも嫌われていると、理解しようとする努力をしてくれません。

そのため嫌われている相手と話すときは、できるだけわかりやすい説明を心がけましょう。

コツとしては相手に寄り添った説明の仕方をしましょう。

まとめ

最後にまとめに入ります。

説明する時に気をつけるべき点として

  • 結論を始めに述べる
  • 具体例を挙げる
  • 難しい言葉を使わない
  • 言葉を省きすぎない
  • 全体図を伝える

ということを述べました。

またこれらを意識すべき状況としては

  • 関わりが少ない人と話すとき
  • 利害関係があるとき
  • 表情が見えないとき
  • 相手に好かれていないとき

となります。

なぜか言いたいことが伝わらないな、という方には、これらが参考になれば幸いです。

では、また!